Как мы помним, не так давно нам (это я про малые предприятия) было разрешено не устанавливать лимит кассы, чтобы лишний раз не гонять деньги туда-сюда под отчет.

И тем не менее, в подотчет так или иначе выдавать приходится. То товар купить, то горючее, то на баб на ножницы в офис. И если раньше было достаточно одного приказа на всех необходимых сотрудников на полный год, то теперь заявление о выдаче денег под отчет необходимо писать каждый раз и каждому, кто хочет их получить. Да, конечно типовая форма этого заявления довольно стандартна, есть и в формате экселя, и в формате ворда, но в случае, если под отчет выдаем часто – то каждый раз ее оформлять мягко говоря, тежеловато. Хотелось бы, чтобы она как-нибудь так сама генерировалась и автоматически заполнялась данными из РКО (расходного кассового ордера), а в идеале – чтобы и распечатывалось примерно оттуда же. На Инфостарте лежит какая-то, но там теперь новые правила, и фиг что скачаешь (по крайней мере пол-года назад мне было что-то нужно – и скачать не удалось).

Поэтому, покопошившись в очередной раз в интернете, я нашел совершенно замечательную внешнюю печатную форму заявления на выдачу в подотчет – причем в двух вариантах, как для бухгалтерии 1С 8.2, так и для 1С 8.3. За что ее автору громадное спасибо. Но если для трешки автор доработал форму заявления, так чтобы была возможность печати заявления как и на “производственные нужды”, так и на то, что указано в поле “основание” в РКО – то старую версию апдейтить не стал. Мне же нужна была для 8.2, при этом – чтобы в ней был расширенный список того, на что выдаются деньги, и срок выдачи был побольше – поскольку в текущей он устанавливается в конец квартала (а в последние 10 дней квартала – в конец следующего квартала). Плюс сделал еще несколько косметических изменений, и откорректированную версию, а также инструкцию по подключению – хочу предложить вашему вниманию.

Итак, чем отличаются исходная форма, и форма переделанная мною. Приведу картинку с двумя скриншотами – слева исходная форма, справа – то, что получилось.

К сожалению, в программировании под 1С я не разбираюсь вообще, поэтому заставить выводить то, что указано в поле “основание” в РКО я не смог, просто ограничившись расширением списка. Таким образом, получилось:

• в старой было – “на производственные нужды предприятия”, в новой стало – “на закупку товара, хозяйственные расходы и иные производственные нужды предприятия”
• в старой не было даты заявления, была только дата утверждения – в новой добавил
• в старой высота строки под подпись как сотрудника, так и гендира/бухгалтер была в одну строчку, в новой – сделал высоту в две строки
• подкорректировал размер полей, в которые вставляется имя/фамилия и сумма

Ну и самое главное. Срок, на который выдаются средства, раньше рассчитывались по формуле:  если до конца квартала остается менее десяти дней – то до конца квартала, следующего за текущим, а если больше – то конец текущего квартала. В результате видно, что к примеру, если мы 19-го декабря получили под отчет деньги, то уже до конца года необходимо сдать авансовый отчет. Поскольку есть очень большое желание минимизировать количество выдач-приема денег, то срок был мною увеличен до 73 дней, а именно:

если до конца квартала остается менее семидесяти трех дней – то срок отчета до конца квартала, следующего за текущим, а если больше – то конец текущего квартала. Таким образом, деньги выданные в первые две с половиной недели квартала – необходимо вернуть до его окончания, а после – терпят почти пол-года.

Выкладываю переделанную форму у себя, скачать ее можно здесь:  Внешняя печатная форма Заявления на выдачу подотчетных средств для 1С Бухгалтерии 8.2 (1790 Загрузок )

А теперь – как ее подключить к 1С 8.2.

Во-первых, идем в “Сервис”, оттуда – в “Дополнительные отчеты и обработки”, там нажимаем на “Дополнительные внешние печатные формы”:

Затем – нажимаем кнопку “Добавить”, в выскочившем окошке даем ей имя, и нажимаем кнопочку с папочкой, после чего выбираем на жестком диске нашу скачанную только что форму:

Теперь надо привязать ее к расходнику. Для этого в форме “Принадлежность печатной формы” нажимаем “плюсик”, в выскочившем окошке выбираем “Расходный кассовый ордер”, жмем ОК:

Получится примерно так, все остальные ячейки можно не заполнять:

Остается только войти в РКО, нажать на кнопочку “Печать” и в выскочившей менюшке выбрать “Печать заявления к РКО”:

Будет выдано заявление с уже автоматически заполненными полями из РКО – кому, кто утверждает, сколько выдать, какого числа, на какой срок, и т.д.

Собственно, и все. Десять килобайт, а сколько счастья. Ну, о подписи выдачи самому себе, с соответствующим раздвоением личности, мы тактично умолчим 🙂